Warum viele IT-Projekte wirtschaftlich scheitern

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00:00:24: Die Nachfrage nach IT-Services ist... Hoch und sie steigt auch weiter.

00:00:28: Cloud, KI, IT-Sicherheit alles rund um Digitalisierung.

00:00:32: heute in dieser Folge ändern wir mal so ein bisschen die Perspektive denn das nützt glaube ich auch vielen Unternehmen.

00:00:39: viele IT Dienstleister kämpfen nämlich trotz voller Auftragsbücher mit sinkenden Margen.

00:00:44: warum das so ist?

00:00:45: Welche Stolpersteine es gibt und wie Unternehmen ihre Projekte wirtschaftlich steuern können Darüber sprechen wir heute und das mit Stefan Schwerzler.

00:00:55: Er ist CEO von SenSavi, grüße dich Stefan!

00:00:58: Hallo!

00:00:59: Hallo lieber Thorsten!

00:01:03: Bevor wir in medias Reß gehen vielleicht für die, die SenSabi noch nicht kennen wer seid ihr und was macht ihr?

00:01:10: Ich bin Gründer der Firma Oberkultur, dreißig Jahre im Projektgeschäft und wir sind von einem Ein-Mann-Unternehmen auf über zweihundert Mitarbeiter gewachsen.

00:01:21: Und dieses Wachstum haben wir sichergestellt mit unserem Produkt-Sensari, was wir selbst entwickelt haben.

00:01:27: Immer wieder redesigned haben und im Prinzip ist es ein System, mit dem wir eine Einsatzplanung unserer Mitarbeiter durchführen können.

00:01:35: Wir haben eine Auftragsverwaltung implementiert, Zeiterfassung, haben Schnittstellen zu verschiedenen Systemen und hatten vor allem immer die Marge hier im Blick weil wir sehr gewinnorientiert auch gearbeitet haben Und die jetzigen Eigentümer von OPEC-Kultur haben mich gebeten, Sensabi auszukründen und an den Markt zu bringen.

00:01:59: Jetzt habe ich auch eine Vorbereitung gelesen.

00:02:01: über sechzig Prozent der IT-Dienstleister berichten von wirtschaftlichen Überraschungen während laufender Projekte kann eigentlich auch nicht überraschen hat ja meist mit zwei Seiten auch zu tun.

00:02:11: aber ganz interessant die Ursachen.

00:02:12: das ist nämlich selten die fehlende Nachfrage sondern oft dass es ein Transparenzmangel über dem Projektverlauf über Ressourcen, Budget.

00:02:20: Wie siehst du diese Lage ist, dieser befundeten Umfragen auch deiner gelebte Realität?

00:02:25: Ja das ist so.

00:02:27: Insgesamt haben wir ja zurzeit auch gar keine gute Stimmung am Markt.

00:02:32: Das hat natürlich auch mit der politischen Situation zu tun aber auch mit dem Thema KI Mit dem dass Projekte komplexer geworden sind Anforderungen sich schneller ändern und Das erzeugt natürlich einen höheren Marschendruck und ja auch mehr wirtschaftliche Überraschungen, die einfach durch diese Schnelllebigkeit kommen.

00:02:53: Und umso wichtiger ist dass wir transparent in den Projekt haben immer den Projektstand kennen, die Ressourcen im Überblick haben und vor allem auch das Budget immer im Vordergrund stellen.

00:03:07: Welche Firmengröße ist eigentlich euer Sweetsport, wie man ja so schön auf Neudeutsch sagt.

00:03:11: Also welche Firmen-Größe kümmert ihr euch meistens?

00:03:14: Naja wenn du eine kleine Firma bist sage ich mal zwanzig dreißig Mitarbeiter dann hast du als Geschäftsführer eigentlich alles auch persönlich im Blick.

00:03:21: Du bist täglich mit den Mitarbeitern zusammen.

00:03:24: Hier brauchst du keine große Toolunterstützung.

00:03:27: Bist du ein Großkonzern?

00:03:29: Dann hast du wieder ganz andere Verfahren und Möglichkeiten, die Unternehmen sind ganz anders verteilt.

00:03:35: Wir konzentrieren uns auf dem Markt zwischen fünfzigundfünfhundert Mitarbeitern, die jetzt durch dieses Wachstum vielleicht auch in eine Phase gekommen sind wo sie eine bessere Tool Unterstützung integrierte Retools brauchen.

00:03:52: Da haben wir jetzt auch ganz gute Erfahrungen gemacht mit diesem Segment.

00:03:55: Und welche Erwartung haben die Mittelständler dieser Größe, also eure Kunden vor allen Dingen an IT-Dienstleister wie euch?

00:04:03: Was will der Kunde?

00:04:04: Die wollen alle das Gleiche!

00:04:05: Die wollen den Erfolg des Projektes und sie wollen dass ihre Probleme gelöst werden.

00:04:09: Glingt einfach ist es nicht.

00:04:12: Eine der großen Wünsche ist natürlich gerade in diesem Segment, dass man einen zentralen Ansprechpartner haben möchte.

00:04:19: Man hat keine Lust mit vier fünf Dienstleistern parallel zu arbeiten die zu koordinieren.

00:04:24: das heißt man wünsch ich eine Firma die stark auftritt und hilft durch den ganzen Transformationsprozess den Kunden zu begleiten.

00:04:33: ein weiteres Thema haben wir schon gehabt.

00:04:35: es ist die Transparenz.

00:04:36: aber Es kommt noch dazu, dass natürlich auch sich die reine Dienstleisterrolle ändert.

00:04:41: Wenn man als alleiniger Dienstleiste auftritt dann erwartet man mehr als reine Umsetzung.

00:04:47: Eidiendienstleister müssen strategische Partner sein dürfen nicht nur umsetzen sie müssen beraten Sie müssen wirtschaftlich mitdenken und diese starren Konstrukte von früher mit Auftrag Geber-Auftragnehmer das funktioniert aus meiner Sicht immer weniger.

00:05:02: Da hilft natürlich eine agile Vorgehensweise.

00:05:04: Die birgt aber auch wieder die Gefahr, dass du natürlich die Orientierung und Steuerung verlierst, weil Al-Dil bedeutet ja nicht gleichzeitig unbeschränkte Budgets.

00:05:14: Also der mittelstand um beschränkte Budget ist davon weit entfernt.

00:05:17: er will wirtschaftlich gesteuerte Projekte.

00:05:20: Kannst Du das mal tiefer legen quasi aus einem Beispiel aus der Praxis erzählen wie so was denn dann auch funktionieren kann?

00:05:27: Ja ein gutes Beispiel ist die Firma Goldback ziemlich bekannt.

00:05:30: im Baugewerbe

00:05:32: War auch schon Ihr Podcast Hendrik übrigens?

00:05:35: Ja, den kenn ich auch persönlich.

00:05:38: Es ist so dass die Firma Goldback natürlich immer einen Marschendruck hat eigentlich in einer ähnlichen Situation ist sehr gut kalkulieren muss und das gleiche erwartet sie von ihren Dienstleistern.

00:05:51: Das bedeutet wir haben für Sie eine Montagezeiterfassung auf Baustellen gemacht, dass der Monteur seine Zeiten erfasst haben sehr viel digitalisiert hier und die Anforderungen Goldbeck an uns als Dienstleister war natürlich, in Time-Budget Quality abzuliefern.

00:06:09: Klingt einfach ist es nicht!

00:06:11: Das heißt, hier war volle Transparenz notwendig.

00:06:15: der Kunde hat erwartet dass wir nicht nur umsetzen sondern ihm auch die Kennzahlen liefern wie der Stand bei uns ist, wie der Projektfortschritt ist, Und hat von uns eben auch diese ganzen KPIs, auf die wir nachher vielleicht noch zu kommen sprechen, gefordert.

00:06:35: Damit wir erfolgreich liefern und genau das ist auch passiert.

00:06:40: Welche KPI sind das denn jetzt?

00:06:42: Frag ich da doch direkt nach...

00:06:44: Eine der ganz großen KPI's, die eigentlich auch ein der Schlüssel sind für die Kernfrage, warum Adilins Leister trotz voller Auftragsbücher um Remarchen kämpfen, ist die Auslastung ausgelastet bedeutet ja nicht zwangsläufig auch profitabel zu sein.

00:06:59: Und das wird doch in vielen Projekten auch verwechselt, wo gesagt wird ja ich habe ganz viel zu tun aber du brauchst halt hier einfach eine Profibilität, Profitabilität die dir sicherstellt dass du am Schluss auch eine Rechnung stellen kannst.

00:07:17: Also Visibilität ja immer super wichtig.

00:07:20: Das wünscht man sich da so ein bisschen wie so einen Cockpit manchmal als Mittelstände, wo man die wesentlichen Sachen auch im Auge behält.

00:07:26: oder ist das, habe ich das falsch ausgedrückt?

00:07:28: und kannst du das?

00:07:28: Wie macht ihr das?

00:07:30: Der Begriff Cockpit ist schon genau richtig.

00:07:33: Du brauchst den Überblick also ich nenne es teilweise auch operatives Controlling dass du einfach deine KPIs im Blick hast, dass du einen Blick über den Projektstatus hast Den Aufwand kennst, dass begesichtbar ist.

00:07:48: Dass du frühzeitig mit dem Kunden auch in Eskalationen gehen kannst falls ein Projekt in Schieflage gerät.

00:07:55: aber das musst du merken oft ist hinten die Ente fett.

00:07:58: das heißt Du musst eigentlich von Anfang an diese Transparenz aufweisen damit sie sich eben nicht schrittweise aufbauen und du ja am Schluss diese Riesendiskussion hast.

00:08:13: Am Schluss ist es ein guter Punkt, denn da sieht man ja meistens oder viele Unternehmen sehen dann leider erst am Ende ob ein Projekt insofern lohnenswert profitabel und effektiver.

00:08:25: Ja genau so ist es.

00:08:27: Und dann ist meistens auch ein Großteil des Budgets weg.

00:08:30: gerade wenn du Agil arbeitest besteht hier die Schwierigkeit dass du ganz viel streichen musst, wenn du wirklich in allen Parametern bleiben möchtest und es führt meistens entweder zu Nachbeauftragungen oder sehr großen Diskussionen über den Projektumfang.

00:08:45: Welche KPIs?

00:08:46: Ich glaube ein paar hast du schon genannt, also Projektenmarschen.

00:08:49: gibt's noch andere die Deckungsbeiträge.

00:08:52: natürlich gibt es noch andere, die relevant sind sowohl am Ende als auch mittendrin zu scannen.

00:08:57: ja

00:08:58: ganz viele.

00:08:59: Natürlich fangen wir mal hinten an ist Wie sind deine Rechnungsbeträge?

00:09:04: Welche Rechnungen konntest du aufgrund der Leistung entstellen.

00:09:08: Aber natürlich, wenn es um das Thema Auslastung geht auch viele weitere Parameter berücksichtigen zum Beispiel Freistellungen der Mitarbeiter für andere Themen.

00:09:16: Multi-Projektmanagement spielt eine Rolle.

00:09:18: Du hast Urlaubskrankheitssituationen.

00:09:21: dann geht's natürlich um die fachlichen Themen wie eine Plan-Istabweichung.

00:09:26: was haben wir denn im Sprint oder in den Meilensteinen geplant?

00:09:30: Wie laufen die Stundenerfassung gegenüber?

00:09:33: Muss sie das Team über Stunden machen, um zum Projekterfolg zu kommen.

00:09:40: Du brauchst einen ganzen Baukasten den du auch gar nicht einzeln bewerten.

00:09:44: kann es.

00:09:44: Die Schwierigkeit bei KPIs ist auf der einen Seite, die Messgrößen sie definieren ist relativ einfach.

00:09:50: also was möchte ich haben?

00:09:52: aber wann ist etwas gut und wenn ist etwas schlecht das ist dann die Schwierigkeiten in dem Verstecken und oft hilft dir nicht nur ein KPI sondern du musst den Relation stellen, du musst dich priorisieren.

00:10:04: da kann ich dir auch gerne Beispiele nennen

00:10:08: mach mal!

00:10:09: Also ein Beispiel ist zum Beispiel Wenn du jetzt merkst, das Team performt nicht fachlich gesehen.

00:10:16: Also bei der Firma Goldback war es zum Beispiel dann durchaus auch ab und zu der Fall dass wir eine Überplanung hatten im Sprinn.

00:10:24: Das merkste dann an solchen Dingen wie ein Burn-Down-Sheet Und dann kannst du keine Rechnungen stellen weil der Grunde sagt ja die Leistung ist nicht erbracht also kannst du auch keine rechnung stellen.

00:10:33: das heißt da hast in der Diskussion wenn du das aber allein isoliert betrachtest Und je nicht zum Beispiel die Stunden auch anschauen, was das Team geleistet hat.

00:10:42: Die du aber auch gegen die Planung stellen solltest.

00:10:46: Dann haben wir da zum Beispiel auch festgestellt... Oh!

00:10:49: Die machen ja Überstunden ohne Ende.

00:10:52: Das Team arbeitet eigentlich auf Volldampf ist eigentlich fast schon überlastet.

00:10:59: Also der Parameter zieht nichts und dann eine Teamanspare zu halten und so sagen ihr müsst mehr arbeiten.

00:11:04: also Dann müssen wir in die Fachlichkeit rein, dann muss man in die Themen rein feststellen bei welchen Themen hier zum Beispiel komplex gedacht wurde.

00:11:13: Wir nochmal Abstimmung mit dem Kunden machen und vielleicht Prioritäten neu setzen müssen.

00:11:18: Vielleicht auch jetzt in diesem Sprint gar nichts mehr machen können und in den nächsten was Neues machen müssen um wieder das Projekt ein ruhigeres Fahrwasser zu bekommen aber vielleicht auch Komplexität zu reduzieren realistische Ziele zu setzen so dass Es ist so ein ganz klassisches Beispiel, wo du einen ganzen Baukasten brauchst an Parametern um eben auch die richtigen Maßnahmen zu treffen.

00:11:40: Wie viele Mittelstände machen das denn wohl mit diesen Monitoring?

00:11:44: So wie du das beschrieben hast, wie man es machen solltesten.

00:11:47: Was ist dein Gefühl?

00:11:50: Die gängige Praxis zeigt dass über fünfzig Prozent aller Projekte scheitern.

00:11:54: Ich komme ja noch aus einer Welt, wo du noch dieses ganze Wasserfall-Thema hattest.

00:11:59: Da war die Kode noch höher.

00:12:01: Da hatte es totalerweise wahnsinnig viele Konzepte.

00:12:03: Alles war recht starb und der Projekt Erfolg war noch geringer.

00:12:08: Es gibt schon aufgrund dieses Marschendrucks eine Tendenz das wieder mehr Meilenstein Projekte realisiert werden aber die helfen dir genauso wenig.

00:12:17: nur weil Du Meilensteine hast, hast vielleicht dein Budget besser in Kontrolle, aber deshalb nicht den Projekt Erfolg.

00:12:23: Das heißt Diese Parameter brauchst du als IT-Dienstleister im Brotgeschäft, um eigentlich das, was er der größte Mehrwert darstellen will, Erfolg für beide Seiten in Windsituationen sicherzustellen.

00:12:38: Um das sicherzusteln ist es nützlich Stolpersteine zu kennen, Dinge die immer wieder schief laufen?

00:12:43: Welche sind da?

00:12:44: oder kannst du ein paar Beispiele nennen von solchen Stolpesteinen?

00:12:48: Ja also einen ganz großen Stolperstein ist, dass wir alle Optimisten sind.

00:12:53: Auch die Deutschen, wenn es um die Planung geht?

00:12:56: Ja doch!

00:12:58: Aber es gibt eigentlich immer nur Best Case-Planungen.

00:13:03: Manche sagen dann mach mir eine Worst Case, eine Normal Case und eine Best Place Planung.

00:13:09: aber letztendlich... Guckt man dann unten auf die Marge und man ist dann doch wieder bei Best Case Planungen.

00:13:15: Und ich glaube, dass man zu wenig Schleifen dreht um tatsächlich auch mit Puffern zu arbeiten in deiner fachlichen Planung das die ganze Chose für den Kunden und für dich auch stimmt.

00:13:28: Ein anderes Thema ist, durch KI wird vieles kleinteiliger.

00:13:34: Das heißt, wir kommen in diese Multi-Projektmanagement-Themen rein.

00:13:37: Ein Mitarbeiter arbeitet vielleicht auch durch die KI-Nerstützung vielleicht in fünf Projekten parallel und das muss natürlich besser monitored werden.

00:13:46: Der Projektleiter selbst interessiert sich nur für sein Projekt und dann lastet alles auf dem Mitarbeiter ein gutes Management mit seinen verschiedenen Projektleitern durchzuführen, dass die Prioritäten richtig gesetzt werden und dass man in verschiedenen Projekten nicht in Verzug kommt.

00:14:05: Dann ist natürlich dieses zahlenorientierte Berichtswesen dann auch schwierig, wenn du mit verteilter System arbeitest.

00:14:11: Auch hier hilft vielleicht zum Teil KI, dass du aus den verschiedenen Systemen wie zum Beispiel Stundenerfassung oder Planungssystem oder Rechnungssystem kannst du das schon in irgendeiner Weise miteinander verknüpfen.

00:14:22: aber auch das ist mühsam wird sicherlich in Zukunft besser, aber derzeit schwierig.

00:14:27: Das heißt du brauchst eigentlich integrierte Zügliches Berichtswesen, dass Du die Parameter alle auf Dein Tisch hast und dann spielen natürlich auch die internen Prozesse eine erhebliche Rolle.

00:14:42: wie sind die Eskalationswege?

00:14:44: Wie ist die Kultur im Unternehmen?

00:14:46: Traut sich überhaupt der Projekt leider zu eskalieren?

00:14:51: Damit, um mit dem Thema Zielerreichung.

00:14:55: Ist die Zielerreichung rein in Sicht für den Projektleiter?

00:14:58: Für den Bereichsleiter?

00:15:00: oder schaffst du es auch, Zielerereichungen an den Mitarbeiter überzugeben?

00:15:04: Gibt's zum Beispiel auch persönliche Provisionsmodelle über die Auslastung, über die Rechnungsstellung?

00:15:11: also gibt es zum Beispiel im Pro-Kopf Umsatz als Hebel was viele Unternehmen nehmen.

00:15:17: aber hier musst Du auch die internen Prozesse sicherlich mit berücksichtigen.

00:15:21: Jetzt haben viele Mittelständler eine große Auswahl an Tools oder auch IT-Dienstleistern und werden manchmal auch ihnen anspruchsreichend überschwemmt, an Angeboten.

00:15:30: Und es ist schwer natürlich einen richtigen Auszusuchen.

00:15:31: Deswegen finde ich jetzt wichtig diese Landschaft mal ein bisschen zu kennen.

00:15:34: Ich habe es eben in der Anmotschon gesagt und würde darauf gerne noch kurz zu sprechen kommen.

00:15:39: Viele haben volle Auftragsbücher und trotzdem Margendruck.

00:15:44: Habe ich das so richtig zusammengefasst?

00:15:46: In aller Kürze was folgt daraus?

00:15:49: Volle Auftragsbücher heißen eben nicht automatisch profitable Projekte.

00:15:53: Und das Thema Auslastung wird oft verkannt, dass man die Profi-Haptabilität trotzdem in den Vordergrund stellen muss.

00:16:02: Es gibt dann eine Reihe von weiteren Problemstellungen.

00:16:05: Planung und Realität laufen auseinander.

00:16:08: Du kannst die Ressourcen zwischen verschiedenen Projekten nicht richtig abstimmen.

00:16:13: Viele Unternehmen haben hier eben auch Inzellösungen Das ging ich vorher darauf ein mit verteilten Systemarbeiten Und die Projekte laufen eigentlich fast immer schleichend aus dem Ruder.

00:16:26: Du musst dir Frühwarnsysteme etablieren, um die wirtschaftlichen Überraschungen gleich am Anfang zu haben und nicht dass sie sich bis zum Schluss aufbauen und du dann vor unlösbaren Problemen steht.

00:16:39: Deshalb ist eben auch entscheidend das du dir eine Systematik aneignest wie du die wirenschaftliche Kontrolle über die Projkte behältst.

00:16:48: Also sollten natürlich auch die mittelscheinend darauf achten, dass sie IT-Dienstleister sich ausschauen.

00:16:53: Also skalierbare Geschäftsmodelle, integrierte Steuerungssysteme, solche Dinge halt?

00:16:59: Ja genau!

00:17:00: Die wichtig sind.

00:17:02: also ich glaube wenn ich das gut genug zugehört habe Ich versuche es mal zusammenzufassen.

00:17:08: Erfolg hängt also irgendwie nicht nur von der Technologie und deren diesen Fähigkeiten alleine ab, sondern eben auch von einer integrierten Datenbasis.

00:17:16: Transparenz hast du genannt, frühzeitige Analyse?

00:17:20: So das war's das so im Großen und Ganzen?

00:17:24: Ja ein Thema haben wir noch ein bisschen vergessen.

00:17:26: Wir sollten doch ein bisschen über das Thema KI sprechen weil nicht nur in aller Munde ist, sondern auch unsere Arbeitswelt hier in diesem Bereich komplett verändert.

00:17:38: Aber jetzt mal.

00:17:38: unabhängig der KI geht es immer darum eine Win-win Situation für Kunde und Dienstleister zu schaffen.

00:17:45: Der Kunde muss zufrieden sein, der Dienstleista muss aber auch leben!

00:17:49: Ich hatte durchaus auch schon Gespräche mit Kunden, wo wir gesagt haben Herr Zu, euer Druck ist zu groß.

00:17:56: Wir können das so als Dienstleister nicht leisten.

00:17:58: Wir kommen hier nicht in eine Win-win Situation.

00:18:00: Ihr müsst auch ein bisschen mit euren Anforderungen zurückgehen weil letztendlich brauchen wir beide den Erfolg Weil nichts hasst natürlich der Mittelstand mehr als jetzt die IT-Dienstleister durchzuwechseln.

00:18:13: Man will ja hier ne Konstanz man möchte langfristig zusammenarbeiten und Aus dem Grund ist eben gerade diese Transparenz ein großer Schlüssel, eine integrierte Steuerung.

00:18:26: Eine Offenheit damit wir eben in die Situation kommen.

00:18:30: Stefan vielen vielen Dank für das Gespräch.

00:18:33: ich habe viel gelernt und muss glaube ich mir das doch eins oder mal anhören.

00:18:36: Ein paar Passagen danke schön!

00:18:38: Ja vielen dank lieber Thorsten für die Gelegenheit und ja ich wünsche uns alle voll der Auftragsbücher

00:18:46: Und gute Abarbeitung.

00:18:47: Auch Ihnen, liebe Hörerinnen und Hörers, vielen Dank für das dabei sein!

00:18:50: Ich sage wir immer bleiben Sie gesund und erfolgreich bis zum nächsten Mal.

00:18:54: Das

00:18:54: war Markt- und Mittelstand der Podcast.